关于做好毕业生档案管理工作的通知                         
各系：
    毕业生档案是记载学生个人经历、成长过程的历史材料,档案的管理工作直接关系到人事档案的完整性和毕业生的切身利益。为了使毕业生档案适应国家人事工作的需要，切实做好毕业生档案管理工作，确保档案完备，谨防档案遗失，现将今年毕业生档案工作的有关事宜通知如下：
    1、 毕业生档案实行集中统一归口管理的原则，由招生就业处集中派专人管理，确保档案的完整、准确。
    2、 各个系部对毕业生档案管理工作要高度重视，明确人员、落实责任、严格程序，做好该项工作。
    3、 毕业班辅导员严格按照毕业生档案材料整理归档，认真做好毕业生档案材料的整理。归档范围：毕业生情况登记表、毕业生年度鉴定表、各科学业成绩登记表（需加盖教务处专用章）、实习鉴定表、奖惩材料、团组织有关材料、体检表、高考档案、毕业论文、实习报告。党员材料统一上交学校组织部。
    4、各系部在平时整理有关档案材料的基础上，党总支书记严格把关督促辅导员对本系应届毕业生档案进行认真清理，仔细核对档案材料，认真登记每份档案的材料清单，避免错漏现象发生。
    5、各系应按照学校就业工作的总体部署，认真做好毕业生档案的交接和转递。按时将整理后的毕业生档案送交学校招生就业处（送交时间为每年的六月三十日前），并附《毕业生档案登记表》一式两份连同电子版本，有特殊情况的档案应另附说明材料。
    6、用人单位来人来函需结转毕业生档案，须凭具有档案托管资格单位人事部门开具的“调档函”或人才市场和当地市教育局开具的档案“接收函”，方可到招生就业处办理档案传递手续。
    如毕业生本人前来提取档案，必须带本人毕业证原件和用人单位人事部门开具的“调档函，方可办理；本人如不能前来办理，可委托他人办理，但必须出具一份由本人亲笔书写的“提档委托书”，受托人出示身份证原件方可办理档案传递；“调档函”或“接档函”上需注明原毕业学校、系部、班级、联系电话、档案邮寄详细地址及邮编；
    7、接待办理毕业生档案传递手续时间为：每周一、三、五全天。
    特此通知！

2008-4-29 8:30:57